Рейтинг@Mail.ru
Уважаемый пользователь! Ваш браузер не поддерживает JavaScript.Чтобы использовать все возможности сайта, выберите другой браузер или включите JavaScript и Cookies в настройках этого браузера
Регистрация Вход
Войти в ДЕМО режиме

Инструкция о порядке выдачи и приема описей дел, архивных документов, копий фонда пользования, печатных изданий из архивохранилищ БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии (2014)

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                Назад

 

Министерство культуры, по делам национальностей

и архивного дела Чувашской Республики

 

Бюджетное учреждение Чувашской Республики

«Государственный исторический архив Чувашской Республики»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Инструкция о Порядке выдачи и приема описей дел,

архивных документов, копий фонда пользования,

печатных изданий из архивохранилищ БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии

 

 

 

 

 

 

 

 

Составитель

Е.П. Павлова, начальник отдела обеспечения сохранности,

комплектования и учета

архивных документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Чебоксары 2014

Составитель:

 

Начальник отдела обеспечения сохранности, комплектования и учета архивных документов БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии

Е П. Павлова

 

 

Инструкция о порядке выдачи и приема описей дел, архивных документов, копий фонда пользования, печатных изданий из архивохранилищ БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии / БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии; Сост.: Е.П. Павлова. –

Чебоксары, 2014. – 45 с.

 

 

 

Инструкция о порядке выдачи и приема описей дел, архивных документов, копий фонда пользования, печатных изданий из архивохранилищ предназначена для работников структурных подразделений архива и пользователей, работающих с архивными документами в читальном зале архива. В инструкции отражены общие требования к выдаче описей дел, архивных документов, копий фонда пользования, печатных изданий из архивохранилищ, сроки выдачи, контроль за их сохранностью и возвратом в архивохранилища.

Инструкция состоит из общего положения, основной части.

 

 

Оглавление

 

 

Общие положения

 

 

 

Порядок выдачи описей дел, документов пользователям читального зала, работникам Архива и организация их приема после использования

 

 

 

Порядок выдачи архивных документов пользователям читального зала и организация их приема после использования

 

 

 

Порядок выдачи архивных документов работникам Архива и организация их приема после использования

 

 

 

Порядок выдачи копий фонда пользования пользователям читального зала, работникам Архива и организация их приема после использования

 

 

 

Порядок выдачи архивных документов для реставрации и создания фонда пользования и организация их приема после использования

 

 

 

Порядок выдачи архивных документов во временное пользование и организация их приема после использования

 

 

 

Порядок выдачи печатных изданий из фонда научно-справочной библиотеки пользователям читального зала, работникам Архива и организация их приема после использования

 

 

 

Приложения:

 

 

Приложение №1. Заказ (требование) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов

 

 

 

Приложение №2. Книга учета выдачи описей дел, документов

 

 

 

Приложение №3. Заказ №__ на срочную выдачу архивных документов

 

 

 

Приложение №4. Карта-заместитель

 

 

 

Приложение №5. Лист-заверитель дела

 

 

 

Приложение №6. Лист использования документов

 

 

 

Приложение №7. Карточка учета необнаруженных архивных документов

 

 

 

Приложение №8. Книга учета выдачи архивных документов пользователям читального зала архива из архивохранилища №__

 

 

 

Приложение №9. Книга учета архивных документов работникам Архива из архивохранилища №__

 

 

 

 

Приложение №10. Книга учета выдачи копий фонда пользования из архивохранилища №__

 

 

 

Приложение №11. Заказ №__ на изготовление страховых копий и копий фонда пользования

 

 

 

Приложение №12. Заказ №__ на выполнение работ по улучшению физического состояния архивных документов

 

 

 

Приложение №13. Акт о неисправимых повреждениях архивных документов

 

 

 

Приложение №14 Акт о выдаче архивных документов во временное пользование

 

 

 

Приложение №15. Заказ (требование) на выдачу печатных изданий

 

 

 

Список использованной литературы и источников

 

 

 

1. Общие положения

 

1.1. Документы бюджетного учреждения Чувашской Республики «Государственный исторический архив Чувашской Республики» Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики (далее – Архив) входят в состав Архивного фонда Чувашской Республики и используются в научных, социально-культурных, народнохозяйственных целях, для обеспечения социальных прав и интересов граждан.

1.2. Инструкция подготовлена на основе ранее действующей инструкции о порядке выдачи и приема архивных документов, описей дел и копий фонда пользования из архивохранилищ (Ч. 2007) с учетом требований Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М. 2007), Порядка использования архивных документов в БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии (Ч. 2013).

1.3. Архивные документы открытого доступа выдаются из архивохранилищ:

- пользователям в читальный зал;

- работникам Архива в рабочие помещения для служебных целей (переработки и усовершенствования описей дел, документов; выявления особо ценных и уникальных документов; создания страхового фонда и фонда пользования; выполнения специальных работ по улучшению физического состояния архивных документов; исполнения запросов и др.);

- работникам Архива и музеям для экспонирования на выставках;

- фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам во временное пользование.

1.4. Копии фонда пользования (позитивы микрофильмов, негативы, фотоотпечатки) выдаются пользователям читального зала вместо подлинных документов.

1.5. Печатные издания из фонда научно-справочной библиотеки выдаются работникам Архива для выполнения плановых работ и пользователям читального зала для использования в интересующих их целях.

1.6. Описи дел выдаются работникам Архива для выполнения плановых работ и пользователям читального зала для работы по темам их исследований.

1.7. Работа работников архива по личным научным темам осуществляется через читальный зал в порядке, установленном для пользователей читального зала.

1.8. Основные термины, используемые в настоящем Порядке:

Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

Архивный фонд Чувашской Республики – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, проживающих на территории Чувашской Республики, относящихся к информационным ресурсам, подлежащих постоянному хранению и являющихся составной частью Архивного фонда Российской Федерации.

Архивные документы ограниченного доступа – архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну или иные охраняемые законодательством Российской Федерации тайны, о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности, собственники или владельцы которых, передавая их в архив, установили в договоре условия доступа к ним и их использования.

Документ Архивного фонда Российской Федерации и Чувашской Республики - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

Другие архивные документы – документы по личному составу.

Доступ к архивным документам – право пользователей свободно искать и получать для изучения архивные документы.

Единица хранения (дело) - это физически обособленный документ или совокупность архивных документов.

Конфиденциальность информации – обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия её обладателя.

Обеспечение сохранности – процессы и операции по обеспечению технической и интеллектуальной аутентичности документов в течение времени.

Особо ценный документ – документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.

Опись дел, документов - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета, состоящий из описательных статей единиц хранения/единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

Переработка описи дел, документов - составление новой описи взамен старой, не отвечающей требованиям поиска и учета архивных документов, которое включает в себя: изучение единиц хранения/единиц учета с проведением экспертизы их ценности, уточнением их фондовой принадлежности; уточнение или составление заголовков единиц хранения/единиц учета; определение или уточнение их крайних дат, пересистематизацию единиц хранения/единиц учета по новой схеме систематизации и составление необходимого справочного аппарата к описи, составление переводной таблицы старых и новых архивных шифров единиц хранения/единиц учета.

Пользователь архивными документами – государственный орган, орган местного самоуправления, либо юридическое или физическое лицо, обращающееся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

Уникальный документ – особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и автографичности.

Усовершенствование описи дел, документов - комплекс работ по повышению информативности описи: уточнению заголовков единиц хранения/единиц учета (без изменения их систематизации), составлению необходимого справочного аппарата к описи.

Фонд пользования – совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов архивных документов.

Электронный фонд пользования – 1) структурированный массив электронных (оцифрованных) копий архивных документов, размещенных в хранилище (на цифровых носителях); 2) система электронных (оцифрованных) копий архивных документов, информационно идентичных (адекватных) подлинникам, к которым создана необходимая поисковая система и существует возможность их электронного или принтерного копирования.

2. Порядок выдачи описей дел, документов пользователям читального зала, работникам Архива и организация их приема после использования

 

2.1. Выдача описей дел, документов пользователям и работникам Архива осуществляется на основании заказов (требований) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов (далее - заказ), заполняемых по установленной форме (Приложение №1).

2.2. Заказы на выдачу описей дел, документов работникам Архива визируются руководителем соответствующего структурного подразделения и руководством Архива, пользователям читального зала – руководством Архива или начальником отдела обеспечения сохранности, комплектования и учета архивных документов.

2.3. Выдаче в пользование работникам Архива подлежат вторые экземпляры описей дел, документов, находящиеся на хранении в рабочем кабинете архивохранилища №4, пользователям – третьи экземпляры описей дел, документов, хранящиеся в читальном зале.

2.4. В случае отсутствия третьего экземпляра описи дел, документов в читальном зале пользователям выдаются вторые экземпляры описей дел, документов из рабочего кабинета архивохранилища №4.

2.5. Выдача описей дел, документов, имеющихся в одном экземпляре и хранящихся централизованно, допускается в исключительных случаях с разрешения директора архива или его заместителей на срок, не превышающий один день.

2.6. Одновременно может быть выдано в пользование не более 5 описей дел. документов пользователям читального зала, не более 10 описей дел, документов - работникам Архива, за исключением работников отдела научно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем (далее – НСА и ИПС) для проведения работ по усовершенствованию научно-справочного аппарата, переработке и усовершенствованию описей дел, документов.

2.7. Описи дел, документов выдаются на срок, не превышающий 5 дней пользователям читального зала, не более 1 месяца – работникам Архива.

2.8. Срок использования описей дел, документов, выданных для проведения проверки наличия и состояния документов и для работ по созданию и усовершенствованию научно-справочного аппарата, переработке и усовершенствованию описей определяется графиком проведения данных работ.

2.9. Доставка заказов на выдачу описей дел, документов пользователей читального зала в рабочий кабинет архивохранилища №4 осуществляется работником читального зала, а работников Архива - самостоятельно ежедневно в течение рабочего дня.

2.10. После приема заказов на выдачу описей дел, документов работник архивохранилища №4 заполняет карты-заместители с указанием номеров фондов и описей, которые подкладываются на места выданных описей дел, документов.

2.11. Выдача описей дел, документов регистрируется в книге учета выдачи описей дел, документов и производится под роспись работника архива за каждую физически обособленную единицу хранения описей дел, документов (отдельная опись, часть описи) (Приложение №2).

2.12. Доставка описей дел, документов из архивохранилища №4 в читальный зал осуществляется работником читального зала, в помещения структурных подразделений - работниками, получающими описи дел, документов.

2.13. Запрещается передавать описи дел, документов другим работникам Архива без соответствующего переоформления.

2.14. Прием и доставка описей дел, документов в рабочий кабинет архивохранилища №4 после использования в читальном зале осуществляется работником читального зала.

2.15. Отметка о возврате описей делается в книге учета выдачи описей дел, документов в присутствии работника архива, сдающего опись дел, документов.

2.16. Исполненные заказы на выдачу описей дел, документов подшиваются в личное дело пользователя и хранятся в читальном зале, а работников Архива - в рабочем кабинете архивохранилища №4.

2.17. Контроль за соблюдением установленных сроков возврата вторых экземпляров описей дел, документов осуществляется работниками архивохранилища №4, начальником отдела обеспечения сохранности, комплектования и учета архивных документов и работником читального зала.

2.18. Продление установленного срока выдачи вторых экземпляров описей дел, документов осуществляется с разрешения начальника отдела обеспечения сохранности, комплектования и учета архивных документов.

2.19. В случае продления сроков использования вторых экземпляров описей дел, документов работником архивохранилища №4 проверяется наличие и физическое состояние описей дел, документов, а затем осуществляется перерегистрация в книге учета выдачи описей дел, документов.

2.20. Ответственность за сохранность первых и вторых экземпляров описей дел, документов возлагается на главного архивиста архивохранилища № 4, третьих экземпляров – на работника читального зала.

 

 

3. Порядок выдачи архивных документов пользователям

читального зала и организация их приема после использования

 

3.1. Пользователь читального зала получает для изучения архивные документы в виде подлинников, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии.

3.2. Архивные документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни выдаются при наличии письменного разрешения гражданина, а после его смерти – с письменного разрешения наследников данного гражданина до истечения 75 лет со дня создания документов. Документы, принятые в архив от собственников или их владельцев, выдаются, если это не противоречит условиям их передачи на хранение.

3.3. Допуск пользователей к работе с архивными документами ограниченного доступа (секретным делам и делам, содержащим конфиденциальную информацию, базам данных) производится при наличии у пользователей формы допуска с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации и условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при передаче их в архив на основании разрешения руководства архива. Работа с этими документами осуществляется в специально отведенном помещении.

3.4. Выдача архивных документов в читальный зал производится на основании заказа. В заказе пользователь читального зала заполняет все графы: фамилию, инициалы, тему исследования, полный архивный шифр (номера фондов, описей, дел), сокращенный заголовок дела, количество листов с указанием даты и подписи. (см. Приложение №1).

3.5. Пользователем составляются отдельные заказы на дела, хранящиеся в разных архивохранилищах.

3.6. Дела, содержащие ветхие документы, зараженные плесенью, биологическими вредителями, имеющие легко разрушающиеся печати, а также дела, имеющие копии фонда пользования в читальный зал не выдаются. Причина отказа в выдаче дел указываются в заказе, и заверяется подписью заведующего архивохранилищем.

3.7. Выдача подлинных документов в читальный зал при наличии на них копий фонда пользования допускается в исключительных случаях по письменному разрешению директора Архива или его заместителей.

3.8. Выдача уникальных и особо ценных документов, не имеющих копий фонда пользования, осуществляется на основании письменного разрешения директора Архива или его заместителей.

3.9. Разрешение на выдачу архивных документов пользователям читального зала, кроме случаев, оговоренных в п. 3.7. и п. 3.8. настоящей Инструкции дает заместитель директора или начальник отдела обеспечения сохранности, комплектования и учета архивных документов.

3.10. Работник архивохранилища обязан удостовериться в наличии письменного разрешения заместителя директора или начальника отдела обеспечения сохранности, комплектования и учета архивных документов.

3.11. Не завизированные заказы к исполнению не принимаются.

3.12. Не принимаются заказы, оформленные неразборчиво, с исправлениями, перечислением запрашиваемых фондов и архивных документов не в валовом порядке номеров, не по теме исследования.

3.13. Заказы на выдачу дел, оформленные пользователями читального зала в течение рабочего дня, передаются работником читального зала для исполнения в архивохранилища на следующий день с 8.00 до 9.00 часов.

3.14. Выполнение заказа осуществляется не позднее чем через 2 (два) рабочих дня со дня оформления заказа.

3.15. В течение 2-х часов с момента оформления заказа выдаются архивные документы:

- представителям органов государственной власти и управления;

- представителям правоохранительных органов;

- специалистам архива для исполнения срочных запросов или организации выставок;

- командированным (из других регионов) пользователям.

3.16. Срочное исполнение заказов на выдачу архивных документов и выдача дел сверх установленной нормы пользователям читального зала производятся за оплату в соответствии с Прейскурантом оказываемых на платной основе работ и услуг БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии, утвержденным приказом БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии от 18.06.2013 № 68. Пользователем заполняется бланк-заказ на срочную выдачу архивных документов, который визируется директором или заместителями директора архива (Приложение № 3).

3.17. На место выдаваемых архивных документов подкладывается карта-заместитель, в которой проставляется их архивный шифр, дата выдачи архивного документа, фамилия пользователя, получившего архивный документ и роспись работника архивохранилища, выдавшего их в пользование (Приложение №4).

3.18. Все архивные документы, подобранные по заказам регистрируются в книгах учета выдачи архивных документов из архивохранилищ в читальный зал.

3.19. Архивные документы, выдаваемые из архивохранилищ в пользование, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель (Приложение № 5) и лист использования документов (Приложение №6). При отсутствии листа использования работник читального зала подкладывает его в дело.

3.20. В листе-заверителе указываются: шифр дела; количество листов в нем (цифрами и в скобках прописью); имеющиеся литерные и пропущенные номера листов; количество листов внутренней описи, а также особенности физического состояния и оформления документов: марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпеля, печати и оттиски печатей, карты, планы, чертежи, фотографии, рисунки, топографические документы, чистые листы бумаги с водяными знаками и другие материалы, имеющие коллекционную и материальную ценность.

3.21. Обязательной полистной проверке наличия и физического состояния перед выдачей в читальный зал подлежат:

- уникальные и особо ценные документы;

- дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов – заверителей;

- дела, содержащие автографы, графические документы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.

3.22. Состав других архивных документов, подлежащих полистной проверке, определяется руководством Архива на основе решения экспертно-методической комиссии Архива.

3.23. При повторной выдаче дел в течение 3-х месяцев, проверяется лишь наличие всех особенностей оформления и состояния архивных документов, оговоренных в листе-заверителе. В листе-заверителе ставится отметка о проведенной проверке с указанием даты должности, фамилии, инициалов.

3.24. В случае отсутствия на месте хранения архивного дела, работник архивохранилища на основании карты-заместителя и записи в книге учета выдачи архивных документов из архивохранилища в заказе делает отметку с указанием фамилии получившего и даты выдачи.

3.25. Если причина отсутствия архивного документа не установлена, то на них заводится карточка учета необнаруженных документов (Приложение № 7).

3.26. Сроки выдачи архивных документов пользователям читального зала составляет до одного месяца, подлинники особо ценных документов – не более 2-х недель.

3.27. В случае продления сроков использования архивных документов работником архивохранилища проверяется наличие архивных документов в читальном зале, а затем осуществляется перерегистрация в книге учета выдачи дел из архивохранилища и картах-заместителях.

3.28. Контроль за соблюдением установленных сроков возврата архивных документов осуществляется работниками архивохранилищ и читального зала.

3.29. При невозможности посещения читального зала в течение недели необходимо сообщить об этом работнику читального зала для продления срока их нахождения в читальном зале. При неявке пользователей в читальный зал в течение 3-х дней архивные документы возвращаются в архивохранилище.

3.30. Повторная выдача архивных документов пользователю читального зала осуществляется не ранее, чем через 2 месяца после сдачи им данных дел.

3.31. При невозможности обслуживания пользователей в установленные сроки и отсутствии посадочных мест в читальном зале, ввиду большого наплыва посетителей, Архив вправе устанавливать очередность и время посещения, а также приостановить на время выдачу архивных документов определенным категориям пользователей на основании приказа директора архива.

3.32. Одновременно пользователю читального зала может быть выдано:

- не более 20 дел общим объемом не более 1500 листов или одно дело, объем которого превышает 1500 листов из архивных фондов государственных органов власти, органов местного самоуправления и организаций или не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения;

- до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов.

Количество дел, документов, находящихся одновременно у пользователя не может превышать 20 единиц хранения.

3.33. Выдача архивных документов оформляется на работника читального зала с указанием фамилии пользователя, который будет с ними работать.

3.34. Исполненные заказы вместе с архивными документами доставляются работником архивохранилища в читальный зал, где работник читального зала расписывается в книге учета выдачи дел из архивохранилища в читальный зал за каждую полученную единицу хранения в присутствии работника архивохранилища (Приложение № 8).

3.35. Ответственность за сохранность архивных документов в читальном зале возлагается на работника читального зала и определяется Порядком использования архивных документов в БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии.

3.36. Работник читального зала отвечает:

- за правильность оформления заказа;

- за соответствие темы, указанной в заявлении пользователя, теме, указанной в заказе;

- за своевременную передачу заказов в отдел обеспечения сохранности, комплектования и учета архивных документов;

- за сроки возврата архивных документов в архивохранилище.

3.37. Прием архивных документы из читального зала после их использования осуществляется ежедневно с 16.00 до 16.30 часов.

3.38. В процессе приема дел из читального зала работник архивохранилища в присутствии работника читального зала осуществляет сверку каждого дела по записи в книге учета выдачи архивных документов из архивохранилища и расписывается за прием каждого дела с указанием даты возврата.

Доставка архивных документов из читального зала в архивохранилище осуществляется работником архивохранилища.

3.39. Полистную проверку наличия и физического состояния, возвращаемых пользователями архивных документов, осуществляет сотрудник читального зала.

Обязательной полистной проверке наличия и состояния при возврате подлежат:

  • уникальные и особо ценные документы;

  • архивные документы, содержащие автографы, графические документы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками, и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.

3.40. Отметку о факте полистной проверки проставляет работник читального зала в листе-заверителе с указанием даты и подписи в присутствии пользователя.

3.42. Работник архивохранилища проверяет наличие отметки работника читального зала о полистной проверке.

3.41. Проверку заполнения листов использования осуществляет работник читального зала.

3.42. Один раз в месяц (каждый последний четверг), накануне санитарного дня, работниками архивохранилищ проводится выверка книг учета выдачи архивных документов. Если в результате выверки установлен факт нарушения сроков возвращения архивных документов, выясняются его причины и принимаются меры к их возврату. Контроль за выверкой книг учета выдачи архивных документов возлагается на начальника отдела обеспечения сохранности, комплектования и учета архивных документов.

При задержке возврата архивных документов без уважительных причин принимаются меры для их немедленного возвращения в архивохранилище.

3.43. В целях контроля за сохранностью архивных документов начальником отдела обеспечения сохранности, комплектования и учета архивных документов проводятся проверки сохранности выданных в пользование из архивохранилища архивных документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководством архива.

3.44. Архивные документы, возвращенные в архивохранилище, должны быть подложены на место хранения в течение 3-х рабочих дней.

3.45. Архив обязан уведомить пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики.

3.46. В случае выявления хищения и порчи архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений (если это может быть квалифицировано как повреждение архивного документа), немедленно составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилищем и лицом возвратившим архивные документы и представляется на рассмотрение руководства Архива. Архив обращается с соответствующим заявлением в ОВД Ленинского района г. Чебоксары, в трехдневный срок информирует Минкультуры Чувашской Республики.

3.47. Виновные в порче или утрате архивных документов, их хищении привлекаются к административной или уголовной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики.

3.48. Реставрация архивных документов производится за счет лиц, допустивших их повреждение.

 

 

4. Порядок выдачи архивных документов работникам Архива

и организация их приема после использования

 

4.1. Выдача архивных документов работникам Архива производится на основании заказа, заполненных по установленной форме с указанием цели работы (см. Приложение №1).

4.2. Заказы работникам Архива подписываются самим работником, визируются начальником структурного подразделения и заместителем директора или начальником отдела обеспечения сохранности, комплектования и учета архивных документов БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии.

4.3. На дела каждого архивохранилища составляется отдельный заказ.

4.4. Для выполнения плановых заданий работник архива имеет право получить подлинные архивные документы при наличии микрофильма фонда пользования.

4.5. Дела в неудовлетворительном физическом состоянии (содержащие ветхие документы, зараженные плесенью, биологическими вредителями, имеющие легко разрушающиеся печати) в рабочие помещения отделов не выдаются. Причина отказа в выдаче дел указываются в заказе, и заверяется подписью заведующего архивохранилищем.

4.6. Прием заказов от работников архива проводится ежедневно с 8.00 до 12.00 часов согласно регламенту работы архивохранилищ БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии, а выдача архивных документов - на следующий день.

4.7. Исполнение заказов на выдачу дел работникам Архива осуществляется в порядке, установленном пунктами 3.17, 3.18., 3.19., 3.20. настоящей Инструкции.

4.8. Архивные документы, в том числе особо ценные документы работникам Архива выдаются для служебных целей на срок не более 1 месяца, уникальные - не более 5 дней.

4.9. Срок возврата архивных документов, выданных для переработки и усовершенствования описей, страхового копирования, реставрации определяется графиком выполнения данных работ.

4.10. В случае продления сроков использования архивных документов работником архивохранилища проверяется наличие архивных документов у работников, а затем осуществляется перерегистрация их в книге учета выдачи дел из архивохранилищ и картах-заместителях.

4.11. Одновременно работнику архива может быть выдано не более 30 единиц хранения архивных документов.

4.12. Подготовленные архивные документы регистрируются в книге учета выдачи архивных документов из архивохранилища работникам БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии, которая ведется отдельно по каждому архивохранилищу (Приложение № 9).

4.13. Работник Архива при получении архивных документов из архивохранилища обязан сверить их шифры с записями в книге учета выдачи архивных документов из архивохранилищ и с заказом и расписаться за каждую полученную единицу хранения архивных документов.

4.14. Выдача архивных документов для экспонирования на выставках оформляется на работника Архива, ответственного за организацию выставки, на срок, определенный договором о проведении выставки по разрешению руководства Архива.

4.15. При подготовке к выдаче для экспонирования отдельных архивных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста документа карандашом проставляется архивный шифр. При возвращении архивные документы должны быть вложены в дело и подшиты.

4.16. Работники структурных подразделений несут ответственность за сохранность архивных документов, находящихся у них в пользовании, и соблюдение правил работы с ними.

4.17. При работе с архивными документами запрещается:

- выносить их за пределы Архива;

- передавать их другим лицам без переоформления;

- расшивать и изымать документы или их составные части (отдельные листы, чертежи, конверты, фотографии и т. д.);

- делать в них пометки, вставки, исправления, оставлять в делах различные предметы (закладки, ручки, скрепки и т. д.);

- оставлять их на столах в раскрытом виде под прямыми солнечными лучами и без присмотра;

- хранить их в беспорядке, у батарей, на подоконниках, полу;

- принимать пищу за рабочим столом;

- заказывать для работы более 30 дел.

4.18. Исполненные заказы хранятся в архивохранилищах в течение одного года со дня возврата архивных документов.

4.19. Прием архивных документов у работников Архива осуществляется в соответствии регламентом работы архивохранилищ.

4.20. Доставка архивных документов в рабочую комнату архивохранилища осуществляется работником Архива.

4.21. В процессе приема дел работник архивохранилища в присутствии работника, сдающего архивные документы, осуществляет сверку дел по записи в книге учета выдачи архивных документов из архивохранилища, проверяет заполнение листа использования и расписывается за прием каждого дела с указанием даты возврата.

4.22. Работники архива, работающие с архивными документами, обязаны:

- по окончании рабочего дня поместить их в сейф или в шкаф и опечатать, при отсутствии последних опечатать рабочий кабинет;

- соблюдать сроки возврата архивных документов в архивохранилище;

- при уходе в отпуск, длительные командировки сдавать архивные документы в архивохранилище;

- заполнять листы использования после завершения работы с архивными документами;

- возвращать архивные документы работнику архивохранилища в строгой последовательности, указанной в требовании, и присутствовать при проставлении отметок о возврате дел;

- возвращать дела подшитыми, если в виде исключения (с разрешения руководства архива) они были расшиты.

4.23. Принятые архивные документы подлежат подкладке на места хранения в течение 3-х дней со дня их приема. В процессе подкладки с мест хранения изымаются карты-заместители, в которых делается отметка о возвращении дела (подпись работника архивохранилища, дата возврата).

 

 

5. Порядок выдачи копий фонда пользования пользователям читального зала, работникам Архива и организация их приема после использования

 

5.1. Архивные документы, имеющие фонд пользования (далее - ФП), из архивохранилищ не выдаются. Их выдача допускается в исключительных случаях с письменного разрешения директора архива.

5.2. Порядок выдачи копий архивных документов из фонда пользования аналогичен порядку выдачи подлинников:

- оформляется заказом (требованием), на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов, завизированным заместителем директора архива или начальником отдела обеспечения сохранности, комплектования и учета архивных документов;

- на каждую копию оформляется лист использования документов, заполняемый по завершении работы;

- на место выдаваемого микрофильма фонда пользования (далее - МФ ФП) подкладывается карта-заместитель;

- выдача МФ ФП регистрируется в книге учета выдачи копий фонда пользования, которая ведется по каждому архивохранилищу отдельно (Приложение №10);

- МФ ФП выдаются под роспись за каждый ролик. В читальный зал выдача оформляется на работника читального зала с указанием фамилии пользователя, который будет работать с копиями фонда пользования.

5.3. Перед выдачей работник архивохранилища должен проверить физическое состояние МФ ФП и архивные шифры. Ролики выдаются в бюксах.

5.4. Работа с микрофильмами пользователями читального зала производится в соответствии с требованиями «Порядка использования архивных документов в БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии».

5.5. После возвращения МФ ФП в архивохранилища их физическое состояние определяется визуально, в книге выдачи делается отметка о возврате; ролики помещаются на места хранения; карта-заместитель изымается, скрепляется с листом использования, помещается в папку по порядку номеров фондов и дел и используется при последующих выдачах.

5.6. Работа по выдаче электронных копий фонда пользования производится в соответствии с требованиями Инструкции по обеспечению сохранности, учету и использованию фонда пользования на электронных носителях в БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии (Чебоксары, 2014).

 

 

6. Порядок выдачи архивных документов для реставрации и

создания фонда пользования и организация их приема после использования

 

6.1. Выдача архивных документов для проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования на пленочной основе и электронных носителях, по реставрации архивных документов определяется планом работы, утвержденным директором Архива.

6.2. При передаче архивных документов для обработки сторонними специализированными организациями составляется договор на проведение работ, утвержденный обеими сторонами, в котором определяются сроки использования архивных документов.

6.3. Выдача архивных документов, не прошедших научного описания и технического оформления, для проведения работ по созданию страхового фонда не допускается.

6.4. Выдача архивных документов оформляется заказами, заполненными работниками архивохранилищ:

- на изготовление страховых копий и копий фонда пользования (Приложение №11);

- на выполнение работ по улучшению физического состояния архивных документов (Приложение №12);

- для создания фонда пользования на электронных носителях.

6.5. Выдача архивных документов регистрируется в книгах учета выдачи архивных документов на сканирование и реставрацию под роспись работников научно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем и участка реставрации отдела обеспечения сохранности, комплектования и учета архивных документов.

6.6. Книги учета выдачи архивных документов на сканирование и реставрацию ведутся по каждому архивохранилищу отдельно.

6.7. Архивные документы, передаваемые на страховое копирование, создание фонда пользования на электронных носителях должны пройти специальную подготовку:

- обеспыливание;

- выравнивание имеющихся перегибов листов;

- нумерацию листов и их оборотных сторон, если на них имеется текст;

- перенумерацию листов, если в деле имеется большое количество ненумерованных листов или имеющаяся нумерация неверна. Перенумерация листов проводится только в случаях полной невозможности использования старой нумерации;

- при небольших неточностях в имеющейся нумерации листов, последняя сохраняется, а неточности устраняются путем введения литерных и учета пропущенных номеров;

- оформление при необходимости новых листов-заверителей.

6.8. Во время подготовки архивных документов для микрофильмирования, создания фонда пользования на электронных носителях сотрудник архивохранилища выявляет документы, пораженные плесенью, имеющие затухающий текст и документы, подлежащие съемке в особых условиях.

6.9. При обнаружении архивных документов с неисправимыми повреждениями, сотрудник архивохранилища совместно с начальником отдела обеспечения сохранности, комплектования и учета архивных документов составляет акт о неисправимых повреждениях архивных документов, которые выдаче не подлежат (Приложение № 13).

6.10. При создании фонда пользования на электронных носителях дела расшивке не подлежат. При полной невозможности сканирования переплетенного дела, расшивка производится с разрешения руководства Архива. До возвращения в архивохранилище дело заново подшивается (переплетается) работником участка реставрации.

6.11. Архивные документы, передаваемые на реставрацию, следует просмотреть, определить характер повреждений основы, переплета; виды работ, подлежащие выполнению; особенности переплета. Результаты просмотра занести в заказ на выполнение работ по улучшению физического состояния архивных документов.

6.12. Исполнитель несет ответственность за сохранность копируемых или реставрируемых им архивных документов в течение всего времени их нахождения в данном структурном подразделении.

6.13. При возвращении архивных документов в архивохранилище, сотрудник архивохранилища делает отметку о возврате в книге учета выдачи и заказах, предварительно проверив соответствие количества листов и особенностей формирования архивного документа с указанными в листе-заверителе, дает оценку произведенных работ с внесением соответствующей записи в заказе.

6.14. Исполненные заказы на выполнение работ по улучшению физического состояния архивных документов подлежат постоянному хранению в соответствующем архивохранилище.

7. Порядок выдачи архивных документов во временное пользование и

их приема после использования

 

7.1. Архивные документы выдаются во временное пользование с письменного разрешения директора или его заместителей фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам при наличии гарантийного письма от них и предъявлении документа удостоверяющего личность получателя.

7.2. Срок выдачи во временное пользование: до трех месяцев – фондообразователям, до шести месяцев – судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

7.3. Выдача архивных документов из архивохранилища организациям для экспонирования на выставках осуществляется при наличии договора о проведении выставки, в котором определяется срок выдачи.

7.4. Выдача архивных документов во временное пользование осуществляется работниками архивохранилищ.

7.5. Выдача архивных документов во временное пользование оформляется актом о выдаче архивных документов во временное пользование, составленным в 2-х экземплярах, один из которых остается в Архиве, а другой выдается получателю. Акт подписывается директором архива или его заместителем, работником архивохранилища, доверенным лицом, получающим архивные документы и руководителем организации-получателя документов. Подписи руководителей скрепляются печатями (Приложение № 14).

7.6. Архивные документы регистрируются в книге учета выдачи архивных документов во временное пользование и выдаются под роспись получателю.

7.7. Архивные документы, выдаваемые во временное пользование, должны быть полистно проверены, подшиты, пронумерованы, иметь лист-заверитель. Все особенности оформления и физического состояния архивных документов должны быть отражены в листе – заверителе дела и в графе «Примечание» акта о выдаче архивных документов во временное пользование.

7.8. Для экспонирования на выставках предоставляются копии уникальных документов.

7.9. Доставка и возврат архивных документов производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве представителем получателя в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта.

7.10. При возврате архивных документов проводится их полистная проверка наличия и физического состояния. В случае обнаружения недостачи или расхождений между их фактическим физическим состоянием и записями в заверительном листе и графе «Примечание» акта о выдаче архивных документов во временное пользование, составляется акт в произвольной форме об обнаруженных изменениях или недостачах, который подписывается заведующим архивохранилищем и лицом, возвратившим документы и представляется на рассмотрение руководства Архива.

 

8. Порядок выдачи печатных изданий из фонда научно-справочной

библиотеки пользователям в читальный зал, работникам Архива и

организация их приема после использования

 

8.1. Печатные издания из научно-справочной библиотеки (далее - НСБ) архива выдаются работникам Архива и пользователям читального зала на основании заказа (требования) на выдачу печатных изданий (Приложение №15).

8.2. Заказ на выдачу печатных изданий работникам Архива для выполнения плановых работ визируется руководителем соответствующего структурного подразделения.

8.3. Печатные издания пользователям читального зала выдаются по письменному разрешению заместителя директора.

8.4. В процессе исполнения заказа работник научно-справочной библиотеки, заполняет карту-заместитель, в которой проставляется инвентарный номер, фамилия пользователя или работника архива, получившего печатное издание, дата выдачи и роспись работника НСБ, выдавшего их в пользование.

8.5. Единовременно выдается не более 5 печатных изданий пользователям читального зала, не более 10 - работникам Архива.

8.6. Печатные издания выдаются на срок не более 1 месяца.

8.7. Редкие издания выдаются в исключительных случаях с разрешения руководства архива на срок не более 5 дней.

8.8. Контроль за соблюдением установленных сроков возврата печатных изданий осуществляется работником читального зала и НСБ.

8.9. Подготовленные к выдаче печатные издания пользователям читального зала регистрируется в журнале учета выдачи книг и периодических изданий в читальный зал. В журнале указывается дата выдачи, фамилия, имя, отчество пользователя читального зала, инвентарный номер, название и автор, выдаваемого печатного издания, проставляется подпись пользователя читального зала.

8.10. При первичной выдаче печатных изданий на работника архива оформляется читательский формуляр, где указывается: фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, должность оформляемого, дата оформления. Подготовленные к выдаче печатные издания регистрируются в читательских формулярах работников с указанием даты выдачи, инвентарного номера, автора и заглавия печатного издания. Работник Архива расписывается в формуляре за каждое полученное издание.

8.11. Подготовленные к выдаче периодические издания (газеты и журналы) регистрируется в журнале учета выдачи периодических изданий сотрудникам Архива, где указываются фамилия, имя, отчество, дата выдачи, название и год выпуска периодического издания. Работник Архива расписывается в журнале за каждое полученное издание.

8.12. Доставка печатных изданий в читальный зал осуществляется работником НСБ, в рабочие кабинеты структурных подразделений архива – работниками Архива самостоятельно.

8.13. Прием печатных изданий производится ежедневно.

8.14. Доставка печатных изданий из читального зала в НСБ осуществляется работником НСБ, из рабочих кабинетов структурных подразделений Архива - работниками Архива.

8.15. В процессе приема печатных изданий работник НСБ расписывается в журналах учета выдачи книг и периодических изданий в читальный зал и учета выдачи периодических изданий сотрудникам архива, в читательском формуляре о приеме каждого издания с указанием даты приема.

8.16. Принятые печатные издания подлежат подкладке на место хранения в течение трех дней со дня их приема. В процессе подкладки с места хранения изымаются карты-заместители, где указывается дата подкладки и роспись работника НСБ.

Приложение №1

к п.п. 2.1, 3.4, 4.1

 

БУ «Госистархив Чувашской Республики»

Минкультуры Чувашии

 

Заказ (требование) на выдачу

архивных документов, копий фонда пользования,

описей дел, документов

 

РАЗРЕШАЮ выдачу документов

Заместитель директора________

_______________И.Н. Евграфова

______________________ 2014 г.

_____________________________

_________________Иванов Иван Иванович_______________________________________

(фамилия, инициалы, № личного дела пользователя)

_____________________________________________________________________________

(фамилия, инициалы работника архива, название структурного подразделения)

__Составление родословной_____________________________________________________

(Тема исследования, цель выдачи)

 

Фонд №

Опись №

Ед. хр. №

Заголовок ед. хр.

Кол-во листов (время звучания, метраж)

Расписка пользователя в получении, дата

Расписка работника читального зала о возвращении документов пользователем, дата

1

2

3

4

5

6

7

Ф.557

1

1

Метрические книги о родившихся церкви с. Алтышево Алатырского уезда Симбирской губернии за 1884-1899 гг.

345

Иванов

Роньжина

 

 

 

 

 

 

 

 

Образец заполнения заказа (требования) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов

(лицевая сторона)

Формат А5 (148 х 210) или А6 (148 х 105)

 

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

_Иванов__________________ Подпись пользователя (работника архива)

__21 января___2014 г.

 

Образец заполнения заказа (требования) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов

(оборотная сторона)

Формат А5 (148 х 210) или А6 (148 х 105)

Приложение №2

к п. 2.11

 

Книга учета выдачи описей дел, документов

 

№№

п/п

Дата

выдачи

Кому

выдано

фонда

№№

описей

Расписка

Дата

возврата

В получении

О возврате

1

2

3

4

5

6

7

8

1

21.01.2014

Сидоровой А.П.

Р-221

1

подпись работника архива

подпись работника архивохранилища

25.01.2014

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Образец заполнения Книги учета выдачи описей дел, документов и дел фондов

Формат А4 (297 х 210)

 

Приложение №3

к п. 3.16

 

 

РАЗРЕШАЮ

Заместитель директора________

БУ «Госистархив Чувашской

Республики» Минкультуры Чувашии

_______________И.Н. Евграфова

«____»_______________2013 г.

 

 

 

ЗАКАЗ № __1___ НА СРОЧНУЮ ВЫДАЧУ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

Структурное подразделение

Отдел использования документов________________________________________________

Фамилия заказчика

Иванов Иван Иванович_________________________________________________________

 

Адрес, телефон _______________________________________________________________

 

Основание заявление Иванова И.И. от 14 декабря 2013 г.____________________________

(запрос № и дата, заявление пользователя, работника архива, договор, служебное задание)

 

п/п

Номер

фонда

Номер

описи

Номер дела

Кол-во дел

Примечание

1

 

Р-203

21

23

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Особые отметки______________________________________________________________

 

 

Документы не содержат сведений ограниченного доступа

 

Заказчик ___Иванов___________________ Дата «16» декабря 2013 г.

 

Заказ принял Рыбкина Дата «16» декабря 2013 г. получил Иванов Дата «20» декабря 2013 г.

 

 

 

Образец заполнения заказа на срочную выдачу архивных документов

Формат А4 (297 х 210)

 

Приложение №4

к п. 3.17

БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии

 

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ

 

выдано

 

Номер фонда

Номер описи

Номер ед. хр.

Кому

Дата

выдачи

Подпись

Дата возврата

Подпись

1

2

3

4

5

6

7

8

Ф.557

1

1

Петрову А.А

01.02.2014

Петров

03.02.2014

Степанова

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Образец заполнения карты-заместителя

Формат А4 (297 х 210)

 

Приложение № 5

к п. 3.19

 

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

 

Фонд №______Ф. 557______ Опись №_1_________ Дело №_1________________________

В деле подшито и пронумеровано ____________345 (триста сорок пять)_________ листов

(цифрами и прописью)

 

с № __1_______________ по № ___345_______________

 

В том числе:

литерные номера листов ________________________________________________________

пропущенные номера листов_____________________________________________________

______________________________________________________

+ листов внутренней описи ______________________________________________________

Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих нумерации _________

_____________________________________________________________________________

(разновидности документов и их количество)

 

Особенности формирования, оформления, физического состояния, нумерации и учета документов дела

Номера листов

1

2

1. Брошюры, др. печатные издания

2. Листовки

  1. Вырезки из газет

  2. Открытки

  3. Конверты, в т. ч. с вложениями

  4. Секретки

  5. Марки почтовые

  6. Марки гербовые

  7. Штемпели почтовые и другие

  8. Специальные почтовые отметки

  9. Сургучные, мастичные печати

  10. Оттиски печатей

  11. Фотодокументы

  12. Карты, планы, чертежи и др. НТД

  13. Рисунки, гравюры и акварели

  14. Автографы видных деятелей

  15. Склеенные листы

  16. Утрата части листа

  17. Чистые листы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

345 об.

 

Наименование

должности

работника Подпись Расшифровка подписи

 

Дата

14.01.2001

 

Образец заполнения листа-заверителя дела

Формат А4 (297 х 210)

Приложение №6

к п. 3.19

БУ «Госистархив Чувашской Республики»

Минкультуры Чувашии

 

ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

Фонд № ___Ф. 557__________ Опись № ___1 ____________Дело № _______1__________

Заголовок дела Метрические книги о родившихся церкви с. Алтышево Алатырского уезда Симбирской губернии за 1884-1899 гг.

 

Дата использования

Кому выдано, фамилия, инициалы (разборчиво)

Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.)

№№ использованных листов

Подпись лица, использовавшего дело

1

2

3

4

5

01.02.2013

Петрову А.А.

Просмотр дела

с №1 по №54

Петров

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Образец заполнения листа использования документов

Формат А4 (297 х 210)

Приложение № 7

к п. 3.25

 

КАРТОЧКА УЧЕТА НЕОБНАРУЖЕННЫХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

Фонд № __Р-221___

 

В архивохранилище № 5________________________________________________________

(название архивохранилища)

Название фонда Министерство просвещения Чувашской АССР______________________

 

Дата не обнаружения документа _________________________________________________

 

Номер описи

Номер ед. хр.

Заголовок ед. хр.

Крайние даты

Кол-во листов (время звучания, метраж)

32

1691

Паспорт Шераутской семилетней школы Первомайского района

1950-1955 гг.

15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Образец заполнения карточки учета необнаруженных архивных документов

(лицевая сторона)

Формат А5 (148 х 210) или А6 (148 х 105)

 

 

Отметки о ходе розыска

Результат розыска

 

Дело найдено и подложено на место хранения

25.01.2014.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Образец заполнения карточки учета необнаруженных архивных документов

(оборотная сторона)

Формат А5 (148 х 210) или А6 (148 х 105)

Приложение №8

к п. 3.34

 

Книга учета выдачи архивных документов пользователям

читального зала архива из архивохранилища №__5__

 

№№

п/п

Дата

выдачи

Кому

выдано

фонда

описи

дела

Кол-во листов

Расписка

Дата

возврата

в получении

о возврате

 

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

1

21.01.2014

Рыгаловой В.Н. для

Иванова И.И.

Р-221

1

1

15

подпись работника читального зала

подпись работника архивохранилища

25.01.2014

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Образец заполнения Книги учета выдачи архивных документов пользователям читального зала архива из архивохранилища

Формат А4 (297 х 210)

Приложение №9

к п. 4.12

 

Книга учета выдачи архивных документов

работникам Архива из архивохранилища №_5_

 

№№

п/п

Дата выдачи

Кому выдано

фонда

описи

дела

Количество листов

Расписка

Дата

возврата

В получении

О возврате

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

1

21.01.2014

Павловой Е.П.

Р-221

1

1

15

подпись работника архива

подпись работника архивохранилища

25.01.2014

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Образец заполнения Книги учета выдачи архивных документов работникам Архива из архивохранилища

Формат А4 (297 х 210)

 

Приложение №10

к п. 5.2

 

Книга учета выдачи копий фонда пользования из архивохранилища №__4_

 

№№

п/п

Дата

выдачи

Кому выдано

фонда

описи

ед. уч.

№№

дела в ролике

Расписка

Дата

возврата

В получении

О возврате

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

1

21.01.2014

Сидоровой А.П.

Ф.1

1

6

25

подпись работника архива

подпись работника архивохранилища

25.01.2014

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Образец заполнения Книги учета выдачи копий фонда пользования из архивохранилища

Формат А4 (297 х 210)

Приложение №11

к п.6.4

Заказчик БУ «Госистархив Чувашской

Республики» Минкультуры Чувашии

Адрес: 428000, г.Чебоксары, пр.Ленина, д.16 «в»

Уполномоченное лицо___________________

Исх.№ ________________________________

 

З А К А З №__1__

на изготовление страховых копий и копий фонда пользования

Просим изготовить негатив в ___1___ экз., позитив в ___2 ___экз. и контратип в __________экз.

Всего дел ________7____________, листов __________90______________

Счет выписать на имя __________________

Подпись уполномоченного лица _____________________________________________заверяем

Директор архива ____________________________Старший бухгалтер_____________________

Заказ принят «___»______________2012 г. ____________________________________

(подпись работника лаборатории)

 

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ

 

и название фонда

описи

дел

Кол-во листов

Кол-во стр.

Кол-во

кадров

Кратность уменьшения

Размер кадра

Роспись исполнителя

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Ф.515 «Яковлев Иван Яковлевич - педагог, просветитель чуваш»

2

99

11

 

22

9

24х36

 

 

 

 

100

9

 

18

9

24х36

 

 

 

 

101

13

 

26

9

24х36

 

 

 

 

102

9

 

16

9

24х36

 

 

 

 

103

22

 

48

9

24х36

 

 

 

 

104

10

 

22

9

24х36

 

 

 

 

105

16

 

32

9

24х36

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Образец заполнения заказа на изготовление страховых копий и копий фонда пользования

Формат А4 (297 х 210)

Продолжение приложения №11

к п. 6.4

 

ДВИЖЕНИЕ ЗАКАЗА В ЛАБОРАТОРИИ

 

Фотографирование________________ начато «___»_________ оператором________________

окончено «___»_________оператором________________

Проявление негатива «___»_________

Проверка и монтаж негатива Негатив годен _______________________________

___________________________________________

«___»_____________________

Печать позитива отпечатано _____________________копий позитива

«___»_____________________

Проявление позитива «___»_____________________

Монтаж позитива «___»_____________________

Проверка негатива после печати негатив годен _______________________________

«___»_____________________

 

 

_______________________________________________________________________________

 

ТЕХНИЧЕСКИЕ ДАННЫЕ НЕГАТИВА

 

Негатив изготовлен на пленке ___Микрат-300___ ось № __7632___эмульсия___27348________

Резкость ______________ До ______________ Дср _______________Дмакс._______________

Количество склеек______________________ Полнота промывки ________полная____________

_______________________________________________________________________________

Состояние поверхности _______ровная, без царапин____________________________________

______________________________________________________________________________

Подпись _____________________________________

 

РАСХОД ФОТОМАТЕРИАЛОВ РАСХОД КОРОБОК

Размеры кадров _____24х36_____ Кинокоробки ________________

Суммарное количество кадров 184 Коробочки большие __________

В том числе кадров 24х36 – _184_ Коробочки маленькие _________

кадров 18х24 - _____ Конверты __________________

Метраж негатива _____38 м_____

Метраж позитива______________

Учетчик______________________________

Исходные документы, _________________________________________, изготовленные с них микрофотокопи – негатив в _________________ экз., позитив ______________экз. и контратип в_______________экз.

 

Принял ______________________________

«____»_______________________________

 

 

 

 

Образец заполнения заказа на изготовление страховых копий и копий фонда пользования

(продолжение) Формат А4 (297 х 210)

Приложение №12

к п. 6.4

 

БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии

 

ЗАКАЗ № __2___________ от _22 января 2014 г.

на выполнение работ по улучшению физического состояния архивных документов.

 

  1. Перечень работ, подлежащих выполнению

1.1. Реставрация: произвести удаление пыли, плесени, дезинфекцию, укрепление основы и текста, наращивание частей листов, корешка, раскрытие сцементированных листов,

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(нужное подчеркнуть, недостающее вписать)

 

Согласно перечню *1 на ______15 (пятнадцать)________________________________ ед. хр. на

______1343 (одна тысяча сорок три)________________________________________________ лл.

(цифрами и прописью)

 

    1. Переплет и брошюровка.

Согласно перечню *1 на _____15 (пятнадцать)_________________________________ед. хр. на

______1343 (одна тысяча сорок три)________________________________________________ лл.

(цифрами и прописью)

 

  1. Состояние документов. Указываются:

2.1. Вид основы (пергамен, бумага древесная или тряпичная или др.)

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

2.2. Особенности переплета формирования дел (переплет (кожаный и др.), картонная обложка, книга, книга, альбом и др.)

____черные, фиолетовые, синие чернила______________________________________________

__________________________________________________________________________________

 

2.3. Способ нанесения текста и его цветность (печать типографическая, машинопись, рукопись (чернила, карандаш и др.) и др.)

__________________________________________________________________________________

 

2.4. Характер повреждения основы______порваны листы, обложки________________________

__________________________________________________________________________________

текста____________________________________________________________________________

переплета________укрепление листов________________________________________________

 

  1. Особые требования архива

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

Документы в отдел микрофильмирования и реставрации передал

_Главный архивист__________ ________________________ ______Л.А. Крылова_________

Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи

 

Образец заполнения заказа на выполнение работ по улучшению физического состояния архивных документов Формат А4 (297 х 210)

Продолжение приложения №12

к п. 6.4

 

Документы в отдел микрофильмирования и реставрации документов принял

 

_Ведущий архивист____________ ______________________ _______Сорокина С.А._______

Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи

22.01.2014

 

  1. Отметки отдела микрофильмирования и реставрации о состоянии документов, принятых для выполнения работ по улучшению физического состояния, категория сложности реставрации

____Дела требуют замены обложек, подрезку неровных частей листов в деле, наращивание корешков и небольшую реставрацию листов_____________________________________________

 

  1. Внешние изменения документов, происшедшие в результате выполненных работ

___В ходе выполненных работ были подрезаны неровные края листов, наращены корешки, отреставрированы листы, были заменены обложки._______________________________________

 

_Ведущий архивист_________ _________________________ _________Сорокина С.А._____

Наименование должности Подпись Расшифровка

работника отдела микрофильмирования

и реставрации лаборатории

 

25.02.2014

 

  1. Оценка произведенных работ

____Хорошо_______________________________________________________________________

 

_Главный архивист________ ___________________________ ________Л.А. Крылова______

Наименование должности Подпись Расшифровка

работника архивохранилища

 

25.02.2014

 

Документы в архивохранилище передал

_Ведущий архивист_________ _________________________ _________Сорокина С.А._____

Наименование должности Подпись Расшифровка

работника отдела микрофильмирования

и реставрации лаборатории

 

25.02.2014

 

Документы в архивохранилище принял

_Главный архивист________ ___________________________ ________Л.А. Крылова______

Наименование должности Подпись Расшифровка

работника архивохранилища

 

25.02.2014

___

*1 К заказу при необходимости прилагается перечень с указанием архивных шифров и листажа дел.

 

Образец заполнения заказа на выполнение работ по улучшению физического состояния архивных документов (продолжение) Формат А4 (297 х 210)

Продолжение приложения №12

к п. 6.4

 

Перечень

к заказу на выполнение работ

по улучшению физического состояния архивных документов

 

№№

п.п.

Фонд

Опись

Дело

Количество

листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

1

Р-706

1

3

100

 

2

 

 

54

22

 

3

 

 

55

9

 

4

 

 

56

20

 

5

 

 

57

26

 

6

 

 

58

56

 

7

 

 

59

38

 

8

 

 

60

46

 

9

 

 

61

122

 

10

 

 

80

480

 

11

 

 

81

68

 

12

 

 

82

127

 

13

 

 

83

112

 

14

 

 

84

104

 

15

 

 

93

13

 

 

 

 

 

Итого: 1343 листа

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Образец заполнения перечня к заказу на выполнение работ по улучшению физического состояния архивных документов

Формат А4 (297 х 210)

Приложение №13

к п. 6.9

 

БУ «Госистархив

Чувашской Республики»

Минкультуры Чувашии

 

 

УТВЕРЖДАЮ

Директор БУ «Госистархив

Чувашской Республики»

Минкультуры Чувашии

______________ Г.В. Ертмакова

«_02_» ____октябрь_____ 2011 г.

А К Т

02.10.2011____№ __1__

 

о неисправимых повреждениях

архивных документов

 

Фонда №___Р-88______

 

Название фонда _____Марпосадская электрическая станция Чувашского объединения коммунальных электрических станций, г.Марпосад____________________________________________

 

В фонде обнаружено _______1_____единица хранения, признанная неисправимо поврежденной

 

п/п

описи

ед.хр.

Заголовок поврежденной ед.хр.

Крайние

даты

Количество листов (время звучания, метраж)

Сущность и причина повреждения

1

2

3

4

5

6

7

1

1

20

Приказы по личному составу и основной деятельности за март 1926 – май 1927 г.г.

13.03.1926

15.05.1927

11

Полное угасание текста, восстановлению не подлежит

Итого обнаружено неисправимо поврежденных _____________1 (одна)_________________ед.хр.

(цифрами и прописью)

 

Начальник отдела подпись Е.П. Павлова

Зав.архивохранилищем подпись Н.В. Степанова

 

Перечисленные документы подлежат списанию ввиду невозможности восстановления текста.

Эксперты: зам.директора по основной деятельности подпись Е.П.Дроздовская 04.10.2011,

_________начальник отдела научно-справочного аппарата

_________и информационно-поисковых система подпись Н.О. Воропаева 04.10.2011,

_________начальник отдела сканирования и реставрации

_________документов подпись Р.В. Любимова 04.10.2011.

(наименование должностей экспертов, подписи, расшифровка подписей, дата)

Приказ директора БУ «Госистархива Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии №115 от 20.10.2011____________________________________________________________________

(№ и дата приказа руководителя архива о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета)

 

Изменения в учетные документы внесены

Зам.начальника отдела ОСиУД_ _________________ _______Е.Н. Акмаева

(наименование должности работника) (подпись) (расшифровка подписи)

«_25__»______октября____ 2011 г.

 

Образец заполнения акта о неисправимых повреждениях архивных документов

Формат А4 (297 х 210)

Приложение №14

к п. 7.5

БУ «Госистархив Чувашской Республики»

Минкультуры Чувашии

 

428000, г. Чебоксары, пр. Ленина, 16 В

 

 

АКТ

09.10.2013 № _2_

(дата)

 

о выдаче архивных документов во временное пользование

 

 

Филиал ОАО «Автовазбанк»

(наименование организации)

428032, г. Чебоксары, ул.Композиторов

Воробьевых, д.5____________________

(почтовый индекс, адрес)

 

Основание________письмо №26-01-16/2307_______________________________________

 

_____________________________________________________________________________

 

Для какой цели выдаются документы ___исполнение запросов_______________________

 

_____________________________________________________________________________

 

Выдаются следующие ед. хр. из фонда Филиал ОАО «Автовазбанк» (временное хранение)

(название, номер)

_____________________________________________________________________________

 

Опись

____

 

Ед. хр.

______

Заголовок ед. хр.

Кол-во листов (время звуча-ния, метраж)

Примечание

1

2

3

4

5

1

4

Договоры (физические лица) 2010 г.

26

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Образец заполнения акта о выдаче архивных документов во временное пользование

Формат А4 (297 х 210)

Продолжение приложения №14

к п.7.5

Всего выдается _____1______(___одна___, ____________, ___________) ед. хр. (общим количеством листов, временем звучания, метражом) на срок ___________1 месяц______________

Документы выданы в упорядоченном состоянии.

 

Получатель обязуется не предоставлять документы, полученные во временное пользование, для просмотра, прослушивания или использования другим организациям и посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не производить изъятия каких-либо частей из выданных документов, не публиковать документы без разрешения Госистархива Чувашии.

 

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения выданных документов.

 

Документы сдал

Ведущий архивист___________ _______________ ______С.А. Зорина______

(наименование должности работника) (подпись) (расшифровка подписи)

«_09_» _октября_______ 2013 г.

 

Директор _______________ _____Г.В. Ертмакова____

печать (подпись) (расшифровка подписи)

«_09_» _октября_______ 2013 г. архива

 

Документы принял

_Юрисконсульт_I категории____ _______________ ____Порукова Я.А._____

(наименование должности) печать (подпись) (расшифровка подписи)

работника организации-получателя организации-

«_09_» _октября_______ 2013 г. получателя

 

 

Руководитель организации-получателя _______________ ____Маврина О.В._____

печать (подпись) (расшифровка подписи)

организации-

«_09_» _октября_______ 2013 г. получателя

______________________________________________________________________________

 

Документы принял

_Юрисконсульт_I категории____ _______________ ____Порукова Я.А._____

(наименование должности) печать (подпись) (расшифровка подписи)

работника организации-получателя организации-

«_31_» _октября_______ 2013 г. получателя

 

Руководитель организации-получателя _______________ ____Маврина О.В._____

печать (подпись) (расшифровка подписи)

организации-

«_31_» _октября_______ 2013 г. получателя

 

Документы сдал

Ведущий архивист___________ _______________ ______С.А. Зорина______

(наименование должности работника) (подпись) (расшифровка подписи)

«_09_» _октября_______ 2013 г.

 

Директор _______________ _____Г.В. Ертмакова____

печать (подпись) (расшифровка подписи)

«_09_» _октября_______ 2013 г. архива

Образец заполнения акта о выдаче архивных документов во временное пользование

(продолжение) Формат А4 (297 х 210)

Приложение №15

к п. 8.1

 

БУ «Госистархив Чувашской Республики»

Минкультуры Чувашии

 

Заказ (требование) на выдачу

печатных изданий

 

РАЗРЕШАЮ выдачу документов

Заместитель директора________

_______________И.Н. Евграфова

______________________ 2014 г.

_____________________________

_________________Иванов Иван Иванович_____________________________________________

(фамилия, инициалы, № личного дела пользователя)

_________________________________________________________________________________

(фамилия, инициалы работника архива, название структурного подразделения)

__История школы _________________________________________________________________

(Тема исследования, цель выдачи)

 

Инвен-тарный номер

печатных изданий

Автор и наименование

печатного издания

Год издания

Расписка пользователя в получении, дата

Расписка работника читального зала о возвращении печатных изданий пользователем, дата

1

2

3

4

5

3038

С.В. Эльгер. Собрание сочинений

1964

Иванов

Рыгалова

 

на чувашском языке

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Образец заполнения заказа (требования) на выдачу печатных изданий

(лицевая сторона)

Формат А5 (148 х 210) или А6 (148 х 105)

 

 

 

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

_Иванов__________________ Подпись пользователя (работника архива)

__21 января___2014 г.

 

Образец заполнения заказа (требования) на выдачу печатных изданий

(оборотная сторона)

Формат А5 (148 х 210) или А6 (148 х 105)

Список использованной литературы:

 

  1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М. 2007.

  2. Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации. М. 2013.

  3. Инструкция о порядке выдачи и приема дел, описей и копий фонда пользования из архивохранилищ. Чебоксары, 2003.

  4. Порядок выдачи дел в архивохранилищах (памятка). М. 1985.

  5. О порядке выдачи, прохождения и возвращения дел в архивохранилища при подготовке дел к микрофильмированию, микрофильмирование, реставрация и переплет в ЦГА РСФСР (при создании страхового фонда). М. 1986.

  6. Правила пользования в читальных залах государственных архивов Российской Федерации. М. 1988.

  7. Порядок использования архивных документов в БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии. Чебоксары, 2013.

  8. Обеспечение сохранности документов на бумажной основе. Методическое пособие. М. 2003.