Изучением документов в государственных архивах в последние годы занимаются не только специалисты-историки, но и любители – люди, интересующиеся историей своих семей и населенных пунктов, отдельными событиями прошлого, краеведы. Обращаясь в архив, граждане получают необходимую им информацию о своих обязанностях и правах от сотрудников учреждения. И если о первых в российских архивах рассказывают, как правило, охотно, и даже не один раз, то со вторыми дело обстоит сложнее. Нередки случаи, когда администрация архива вводит малоопытных людей в заблуждение и они, не зная своих прав, не могут использовать архивные фонды в полном объеме.
Основными нормативно-правовыми актами, регулирующими отношения граждан и архивов в сфере использования архивных документов, являются Конституция Российской Федерации, Федеральные законы «Об архивном деле в Российской Федерации» и «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», а также «Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации» и «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук», утвержденные соответственно приказами Росархива и Министерства культуры.
В соответствии с ч. 4 ст. 29 Конституции РФ и п. 1 ст. 24 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» каждый гражданин имеет право свободно искать и получать информацию любым законным способом, в том числе свободно искать и получать для изучения архивные документы.
Согласно п. 4 ст. 8 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» не может быть ограничен доступ к информации, накапливаемой в открытых фондах библиотек, музеев и архивов.
«Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации» устанавливают порядок допуска граждан в читальные залы архивов и работы с архивными документами. При посещении любого архива следует иметь в виду основные положения названных Правил.
Во-вторых, в соответствии с п. 1.5 Правил, архивные документы выдаются в пользование совершенно бесплатно. В-третьих, отказ или отсрочка в выдаче архивных дел допускаются в случаях:
При этом если в установленном порядке признано, что интересующее пользователя архивное дело находится в неудовлетворительном физическом состоянии, ему должны быть предоставлены для изучения копии документов из этого дела (п. 5.1 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук»).
Но иногда архивы отказывают в выдаче дел по иным, не предусмотренным Правилами, основаниям. Например, по причине несоответствия документов архивного дела заявленной исследователем теме. Подобного рода отказы являются незаконными. По требованию исследователя архив обязан предоставить информацию о причинах отказа в письменной форме.
В-четвертых, установлены предельные сроки исполнения заказов на выдачу описей и архивных дел. Они не должны превышать 3 рабочих дней со дня оформления заказа.
В случае нарушения своих прав со стороны сотрудников архивов граждане могут обращаться с жалобами в Федеральное архивное агентство, региональные органы управления архивным делом, а также в органы прокуратуры и суд.
