Запись в родословные книги производилась лишь по ходатайствам самих дворян. Часть дворян не записывались в родословные книги, хотя и могли по своему желанию и материальному положению это сделать. Получившие дворянство по чину или ордену могли вноситься в книгу той губернии, где они пожелают, независимо от наличия у них там недвижимости. Это же правило распространялось и на иностранных дворян, но последние вносились в родословные книги лишь после предварительного о них представления Департаменту герольдии.
Потомственные дворяне казачьих войск вносились: Войска Донского в родословную книгу этого войска, а остальных войск - в родословные книги тех губерний и областей, где находились эти войска. При внесении дворян казачьих войск в родословные книги обозначалась их принадлежность к этим войскам.
Не вносились в родословные книги личные дворяне.
Родословная книга разделялась на шесть частей.
В первую часть вносились "роды дворянства жалованного или действительного";
во вторую часть - роды дворянства военного (кстати, о военной службе дворян можно прочесть здесь);
в третью - роды дворянства, приобретенного на службе гражданской, а также получившие право потомственного дворянства по ордену;
в четвертую - все иностранные роды;
в пятую - титулованные роды;
в шестую - "древние благородные дворянские роды".
Губернские родословные книги хранятся в федеральных архивах (фонды Герольдмейстерской конторы (РГАДА), департамента Герольдии (РГИА)) и региональных архивах (фонды губернских дворянских депутатских собраний, личные фонды).
Дворянские депутатские собрания, состоявшие из депутатов от уездных дворянских обществ (по одному от уезда) и губернского предводителя дворянства, рассматривали предъявляемые доказательства на дворянство, вели губернские родословные книги и отсылали сведения и выписки их этих книг в губернские правления и в Департамент герольдии Сената, а также выдавали грамоты на внесение дворянских родов в родословную книгу, выдавали дворянам по их просьбе списки с протоколов, по которым род их внесен в родословную книгу, или свидетельства о дворянстве. Возведение в дворянство или восстановление в дворянстве не входило в их компетенцию, рассматривались доказательства только тех лиц, которые владеют или владели в данной губернии недвижимостью сами или через жен. Но отставных военных или чиновников, избравших при отставке местом жительства данную губернию, депутатские собрания могли беспрепятственно сами вносить в родословные книги при предъявлении патентов на чины и заверенных послужных или формулярных списков, а также утвержденные духовными консисториями метрических свидетельств на детей.
Уездные предводители дворянства составляли алфавитные списки дворянских родов своего уезда с указанием о каждом дворянине имени и фамилии, сведений о браке, жене, детях, недвижимости, месте жительства, чине и нахождении на службе или в отставке. Эти списки представлялись за подписью уездного предводителя дворянства губернскому. На этих списках основывалось депутатское собрание при внесении в родословную книгу каждого рода, причем решение о таком внесении должно было основываться на неопровержимых доказательствах и приниматься не менее, чем двумя третями голосов. Эти списки хранятся в региональных архивах в фондах губернских дворянских депутатских собраний.
Определения депутатских собраний поступали на ревизию в Департамент герольдии Сената, кроме дел о лицах, приобретших дворянство в порядке службы. Приложенные к этим делам родословные содержали сведения по каждому лицу о доказательствах его происхождения, а метрические свидетельства заверены в консистории. Департамент герольдии рассматривал дела о дворянстве и родословных книгах, рассматривал права на дворянское достоинство и на титулы князей, графов и баронов, а также и на почетное гражданство, осуществлял выдачу в установленном законом порядке грамот, дипломов и свидетельств на эти права, рассматривал дела о перемене фамилий дворян и почетных граждан, составлял гербовник дворянских родов и городовой гербовник, утверждал и составлял новые дворянские гербы и выдавал копии с гербов и родословных.
При рассмотрении дел об отыскивающих дворянство греках и магометанах, в случае недостатка или отсутствия требуемых общим законодательством доказательств, депутатские собрания обязаны были свои отрицательные заключения отсылать губернатору, который имел право, если, несмотря на недостаток письменных доказательств, дворянство данного лица "не подлежит сомнению, было оглашено общею и одновременною в народе известностью или доказано какими либо особыми событиями", направлять свои представления об этом министру юстиции, последний же вносил их на рассмотрение в Государственный совет (в Департамент гражданских и духовных дел).
Дополнительный материал по теме.
