Министерство культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики Бюджетное учреждение Чувашской Республики

"Государственный исторический архив Чувашской Республики"

Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Чувашской Республики

Руководство пользователя

Составители:

Акмаева Е.Н., заместитель начальника отдела обеспечения сохранности, комплектования и учета архивных документов

Чатта М.Н., ведущий архивист отдела научно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем

Чебоксары 2014

Составители:

Заместитель начальника отдела обеспечения сохранности, комплектования и учета архивных документов БУ «Госистархива Чувашской Республики»

Минкультуры Чувашии

Е.Н. Акмаева

Ведущий архивист отдела научно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем БУ «Госистархива Чувашской Республики»

Минкультуры Чувашии

М.Н. Чатта

Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Чувашской Республики (Руководство пользователя) – БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии, Сост.: Е.Н. Акмаева, М.Н. Чатта – Чебоксары, 2014. – 12 с.

Руководство пользователя предназначено для оказания практической помощи специалистам архивных учреждений для заполнения полей базы данных.

          Руководство пользователя состоит из введения, основной части.

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение

Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Чувашской Республики – свод республиканских особо ценных документов, создаваемый в целях организации их учета, введения в научный и культурный оборот, пропаганды историко-документального наследия.

Ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Чувашской Республики входит в число полномочий Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики в соответствии с Положением о нем, утвержденным постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 26 марта 2010 г. № 82.

К числу уникальных относятся особо ценные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и(или) его внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и(или) автографичности.

Работу по выявлению и описанию уникальных документов ведут государственные архивы Чувашской Республики, музеи и библиотеки, иные организации – владельцы документов Архивного фонда Чувашской Республики, физические лица – собственники уникальных документов в рамках договоров, заключаемых ими с государственными и(или) муниципальными архивами в пределах их компетенции, либо по собственному желанию.

В Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Чувашской Республики включаются уникальные документы на всех видах носителей независимо от места их хранения и формы собственности.

Выявление и описание уникальных документов производится в соответствии с Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации в листе учета и описания уникального документа по форме, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007 г. № 1273.

Решение о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Чувашской Республики принимает экспертно-проверочная комиссия Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики (далее – ЭПК Минкультуры Чувашии).

Уникальный документ получает регистрационный номер по Государственному реестру.

Государственный реестр содержит описания уникальных документов и ведется в бумажном формате и автоматизированном виде.

На бюджетное учреждение Чувашской Республики «Государственный исторический архив Чувашской Республики» Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики (далее – БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии) возложено заполнение электронной базы данных в соответствии с Положением о Государственном реестре уникальных документов архивного фонда Чувашской   Республики (утверждено постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 21 марта 2010 г. № 82).

Программное обеспечение «Государственный реестр уникальных документов архивного фонда Чувашской Республики» разработано в 2010 г. фирмой АБ СОФТ. С 2010 г. осуществляется ее заполнение.

Настоящее руководство пользователя разработано в целях оказания практической помощи работникам, осуществляющим заполнение базы данных.

1. Руководство пользователя

Приступая к работе с программой «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Чувашской Республики», необходимо ввести код оператора и пароль.

          После введения кода оператора и пароля открывается следующая экранная форма с указанием меню:

1. Выход;
2. Реестр документов;
3. Печать;
4. Анализ данных;
5. Сервис;
6. АБ Софт

Выход.

Выбрав в меню «Выход», можно выйти из программы, нажав на кнопку «Да», если хотите выйти из программы, «Нет» – в противном случае.

1.1. Ввод и корректировка данных

Для заполнения базы данных в меню необходимо выбрать раздел «Реестр документов». На экране появится меню с пустым полем:

- Выход

- Действия

- Фильтр (F3)

- Печать (F10)

Кнопки прокрутки:

- не активные, если не разрешено редактирование

- активные, если разрешено редактирование

Для внесения изменений необходимо проставить галочку в поле «Разрешить редактирование», щелкнув на поле левой кнопкой «мыши» 1 раз.

Выбрав в меню «Действия» - выплывает подменю:

- «Список полей», нажав на который можно проставить галочки в предоставленном окне пункты для редактирования списка полей в таблице.

Можно выделить весь представленный список, щелкнув на кнопку «Все», можно убрать все выделение, нажав на кнопку «Пусто», вернуть ранее сохраненные изменения позволит кнопка «Отмена изменений», выбранные элементы закрепляются кнопкой «Ок».

При нажатии кнопки «Ок» высвечивается на экране, на сером участке поля графы выбранных элементов.

- «Экспорт в Exel» -  таблица будет экспортирована в Exel.

          - «Новый документ» или «F2» - позволит создать «Карточку документа».

1.2. Ввод/редактирование карточки документа

Поля «Карточки документа» соответствуют реквизитам листа учета и описания уникальных документов.

Лист учета и описания уникального документа состоит из четырех разделов:

- описание документа;

- физическое состояние документа;

- место хранения документа;

- служебная информация.

Во вкладке 1-13 содержится:

В поле № 1 «Регистрационный номер» - проставляется номер в валовой последовательности, который присваивается сектором архивов Минкультуры Чувашии после принятия в установленном порядке решения ЭПК Минкультуры Чувашии о включении документа в «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Чувашской Республики».

В поле № 2 «Дата включения документа в Государственный реестр» - указывается арабскими цифрами дата, например: 06.07.2010.

В раздел 1 «Описание документа» включены следующие реквизиты:

          В поле № 3 «Название (заголовок) документа» - указывается название документа, под которым он значится в описи и других учетных документах. В том случае, когда предлагаемый для включения в Государственный реестр уникальных документов Чувашской Республики документ находится в составе единицы хранения (дела), остальные документы в которой не являются уникальными, вначале указывается название (заголовок) единицы хранения, затем – уникального документа, например: Указная с прочетом грамота из Приказа Казанского дворца алатырскому воеводе Ф.И. Нащокину о назначении и выплате монахиням, причту и служителям бывшего Ладинско - Подгорского монастыря руги и о выделении им участка земли для строительства нового монастыря.

В поле № 4 «Самоназвание документа» - указывается закрепившееся в науке индивидуальное название документа (по имени заказчика, владельца, исследователя, по месту создания, обнаружения, нахождения и др.) или название документа (не единицы хранения), данное ему автором (составителем).

В поле № 5 «Вид документа» указывается вид документа (принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения). В выпадающем списке выбирается вид документа, например: 1. Конституция, 2. Указ, 3. Грамота, 4. Договор, 5. Метрическая запись, 6. Автобиография, 7. Формулярный список и т.д.;

Выпадающий список пополняется, для этого в «Карточке документа» нужно установить курсор на определенном поле, выбрать в меню «Действия»:

- «Настройка выпадающего списка» или нажатие сочетание клавиш Ctrl+F12 – позволит составить список, например «Вид документа», «Язык документа» или «Материальный носитель».

- «Новая карта» или F2 - создание новой «Карточки документа»

- «Удалить карту» или F4 - удаление «Карточки документа»

- «Печать» или F10 - распечатка «Карточки документа».

В поле № 6 «Автор документа» - указывается фамилия, имя, отчество, псевдоним, прозвище автора (составителя) документа, текста в возможно более полном виде, позволяющем максимально идентифицировать личность и исключить совпадения. Данный реквизит заполняется и в том случае, если авторство документа уже указано в названии документа или является принятым в науке, например: Приказ Казанского дворца;

В поле № 7 «Дата (время создания) документа» - заполняется, если документ датирован автором (составителем); указывается арабскими цифрами, например: 01.03.1639. Для фоновидеодокументов указываются даты записи.

В поле  № 8 «Век» - заполняется для всех документов, указывается арабскими цифрами, например: 17;

В поле № 9 «Ориентировочная дата» - указывается дата, установленная косвенным путем при проведении экспертизы ценности, в том случае, если документ не датирован; заполняется в произвольной форме, например: не позднее 01.06.1820, не ранее 12.12.1923, 50-ые годы 20 в., 2–ая половина 18 в.

В поле № 10 «Язык документа» - указывается в соответствии с общепринятыми наименованиями языков. В выплывающем списке выбирается язык документа, например: 1. Древнерусский, 2. Старославянский, 3. Церковно-славянский, 4. Русский, 5. Латинский, 6. Греческий, 7. Арабский;

В поле № 11 «Аннотация» - излагается краткая характеристика документа: указывается место создания, причины, обстоятельства его появления, от кого исходит документ, кому адресован, краткие сведения об авторе и адресатe (если они не являются широко известными личностями), приводя сведения о подлинности документа (подлинник, список, копия с указанием времени их составления), приводятся имена лиц, названия учреждении, географические названия и пр., упоминающиеся в документе и имеющие существенное значение для оценки документа, с точки зрения его уникальности. В аннотации может отмечаться степень подробности сведений («краткие сведения», «подробные сведения», «упоминание»), например: Грамота составлена в ответ на челобитные монахинь и причта Покровского Лад[е]инского монастыря, бежавших из Литвы от преследования поляков в Россию и размещенных русским правительством в Алатыре. Монахини просили предоставить им в Алатыре место для строительства нового монастыря и выделить им ежегодную денежную и натуральную ругу (жалованье). В грамоте воеводе Федору Ивановичу Нащокину сообщается о выделении монахиням земли для строительства нового монастыря и мельницы, назначении им руги, и отдается распоряжение оберегать монахинь. Список.

На оборотной стороне грамоты имеются пометы: 1) Для Симбирской Архивной комиссии снята копия. Член. Ком. В.Красовский 2) Все сии столбцы Алатырского Киево-Николаевского монастыря, числом 53, привел в порядок, склеил и снабдил описью профессор Симбирской семинарии Капитон Невоструев. 1848 г. окт.-нояб.

На обороте 1-го, скрепах 2-3-го листов подпись: "Профессор Капитон Невоструев".

В поле № 12 «Историческая справка» - приводятся данные о происхождении или источнике приобретения документа, истории его бытования (смена владельцев, передача из архива в архив с указанием времени, дата перезаписи фоновидеодокументов и т.д.). Если документ представляется государственным архивом, музеем, библиотекой, указывается точная (или возможная) дата поступления документа на хранение, название фонда или коллекции, например: Документы Алатырского Киево-Николаевского новодевичьего монастыря впервые поступили и были учтены в 1931 году. В 1985 г. в фонде были обнаружены 48 свитков за 1639-1705 гг. (акт об обнаружении от 20 ноября 1985 г.), которые были описаны и учтены по описи №3;

В поле № 13 «Наличие драгоценных металлов и камней» - указываются сведения на основании соответствующих граф инвентарной книги учета дел имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним, драгоценные камни и металлы;

Во вкладке 14-25 содержится:

В поле № 14 «Палеографические особенности» - указывается способ написания текста документа, например: полуустав, скоропись, канцелярское письмо, гражданский шрифт с добавлением букв кирилловской азбуки и т.д.);

В поле № 15 «Печати» - указывается наличие печатей, их вид, например: оттиск, вензеля; материал, например: воск, сургуч, свинец и т.д.; степень сохранности, принадлежности, описываются изображения и подписи на печати;

В поле № 16 «Художественные особенности оформления документа» - отмечается наличие - заставок, концовок, миниатюр, рисунков, изображений гербов, резолюций, помет и других элементов, имеющих существенное значение для оценки документа с точки зрения его уникальности, оговаривается их авторство, указываются художественные особенности и материал переплета;

В поле № 17 «Собственность» - указывается вид собственности. В выплывающем списке выбирается собственность, например: 1. Федеральная, 2. Государственная Чувашской Республики, 3. Муниципальная, 4. Частная физического лица, 5. Частная юридического лица.

В раздел 2 «Физическое состояние документа» включены следующие реквизиты:

В поле № 18 «Материальный носитель» - указывается вид носителя. В выплывающем списке выбирается носитель, например: 1. Бумага, 2. Калька, 3. Пергамент, 4. Ткань, 5. Кора (береста);

В поле № 19 «Размеры» - указывается формат, размеры (в см) документа. Если документ состоит из нескольких листов разного формата, укатываются размеры каждого листа документа. В том случае, если документ входит в состав единицы хранения, указываются и ее размеры тоже с формулировкой: «Находится в деле» (далее - размеры в см), например: 1) 16,5 х 41 см; 2) 16,5 х 39,5 см; 3) 16,5 х 21 см;

В поле № 20 «Объем» - проставляется количество листов, например: 3 листа;

В поле № 21 «Физическое состояние» - указывается физическое состояние документа. В выплывающем списке выбирается, например: 1. Хорошее, 2. Удовлетворительное, 3. Не удовлетворительное;

В поле № 22 «Сведения о реставрации» - указываются сведения, когда и кем проведена работа по реставрации документа, например: отреставрирован в 1985 г. отделом микрофильмирования, фотокопирования и реставрации документов Центрального государственного архива Чувашской Республики.

Ф.И.О. реставратора - А.В. Павлович.

В раздел 3 «Место хранения документа» включены следующие реквизиты:

В поле № 23 «Место хранения документа» - указывается официально принятое наименование архивного учреждения, например: БУ "Госистархив Чувашской Республики" Минкультуры Чувашии;

В поле № 24 «Адрес места хранения документа» - указывается полный почтовый адрес владельца документа, например: 428000, г. Чебоксары, пр. Ленина, 16 "в";

В поле № 25 «Архивный шифр» - указываются номера фонда (коллекции), описи, единицы хранения (дела), для документов, составляющих часть единицы хранения - номера листов, например: фонд № 244, оп. № 3, ед. хр. № 1, лл. 1-3.

Во вкладке 26-29 содержится:

          В поле № 26 «Кем представлен документ» - указывается официально принятое наименование архивного учреждения, представившего предложения для включения в Государственный реестр уникальных документов Чувашской Республики, например: БУ "Госистархив Чувашской Республики" Минкультуры Чувашии;

          В поле № 27 «Протокол ЭМК» - указывается номер и дата протокола заседания ЭМК архивного учреждения, например: БУ "Госистархив Чувашской Республики" Минкультуры Чувашии от 25.06.2010 № 5;

          В поле № 28 «Протокол ЭПК» - указывается номер и дата протокола заседания ЭПК Минкультуры Чувашии, например: Минкультуры Чувашии от 30 .06.2010 № 8;

          В поле № 29 «Протокол ЦЭПК» - указывается номер и дата протокола заседания ЦЭПК Росархива, например: Росархив от 01.06.2011 № 36.

          Функция «Редактировать документ» или «Ctrl+Enter» позволяет внести изменения в ранее заполненной «Карточке документа»; «Удаление документа» или «F4» позволяет удалить «Карточку документа»; «Итоги» просчитает количество уникальных документов, внесенных в базу данных.

          Выбрав в меню «Фильтр» или «F3» выплывает «Настройка фильтра»

 
          Выбрав по регистрационному номеру уникальный документ в меню «Печать» или «F10», после предварительного просмотра выводится на печать форма листа учета, с указанием всех введенных полей.

Заполнив «Карточки документов» в окне «Реестр документов», на белом поле появится список.

Для внесения изменений в «Карточку документа», необходимо проставить галочку в поле «Разрешить редактирование», выбрать из списка номер уникального документа и щелкнуть на нем левой кнопкой «мыши» 2 раза.

          В меню «Выход» программа позволяет выйти из раздела «Реестр документов».

1.3. Печать

Выбрав в меню поле «Печать», выводится на печать заданная форма.

1.4. Анализ данных

Выбрав в меню поле «Анализ данных», на экране появится «Инструмент FastCube», при выборе в окне того или иного инструмента на экране появится графическое представление данных.

1.5. Сервис

Выбрав в меню «Сервис» на экране появится контекстное меню:

- Текущая дата

 - Список печатных форм

- Дизайнер печатных форм позволяет вносить дополнительные поля или их удаление непосредственно в самой форме листа учета и описания уникального документа.

- Установка допусков операторам

- Инсталляция программы используется при установке программы на компьютере.

- Выбор альтернативного алиаса позволяет изменить название файла базы данных.

- Выбор цвета фона

1.6. Информация о разработчике

Выбрав в меню «АБ Софт» на экране появится информация о разработчике.

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания ЭМК

БУ «Госистархив Чувашской

Республики» Минкультуры Чувашии

от «____» __________2013 г. №____